Wie berechnet man, ob sich eine Automatisierung lohnt?

Eine Automatisierung lohnt sich wirtschaftlich, wenn der nutzbare Vorteil ihre Einrichtung, laufenden Kosten und den verbleibenden Kontrollaufwand rechtfertigt. Gesparte Minuten allein reichen für die Bewertung nicht. Der Betrieb muss die frei werdende Zeit tatsächlich sinnvoll einsetzen können.

Messen Sie einen klar abgegrenzten Arbeitsschritt. Wie oft kommt er vor und wie lange dauert er heute? Ziehen Sie danach die Zeit ab, die trotz Automatisierung für Prüfung, Korrekturen und Ausnahmen benötigt wird. Bewerten Sie nicht den gesamten Büroaufwand, wenn nur ein kleiner Übertragungsschritt automatisiert werden soll. Sonst wird der Nutzen größer dargestellt, als der konkrete Prozess hergibt.

Ein fiktives Rechenbeispiel

Angenommen, eine Aufgabe dauert sechs Minuten und fällt 80-mal monatlich an. Das sind acht Stunden. Nach der Umstellung werden für Kontrolle und Ausnahmen noch zwei Stunden benötigt. Die rechnerische Entlastung beträgt sechs Stunden im Monat. Wenn der Betrieb diese Zeit intern mit 35 Euro pro Stunde bewertet, ergibt das einen Zeitwert von 210 Euro. Bei angenommenen laufenden Kosten von 60 Euro verbleiben rechnerisch 150 Euro pro Monat. Eine Einrichtung für 900 Euro hätte in diesem vereinfachten Modell eine rechnerische Amortisationszeit von sechs Monaten. Alle Werte sind frei gewählte Beispiele, keine Preise von TWX Systems und keine Marktmittelwerte. Zusätzlicher Einführungsaufwand, Schwankungen und Fehler können das Ergebnis verändern. Der Zeitwert ist insbesondere keine garantierte Auszahlung oder Gewinnsteigerung.

Ein Ablauf kann zusätzlich verlässlicher oder besser nachvollziehbar werden. Diese Vorteile sollten beschrieben und möglichst beobachtet werden: weniger vergessene Rückmeldungen, verständlichere Übergaben oder weniger doppelte Bearbeitung. Zählen Sie denselben Nutzen nicht zweimal. Wenn gesparte Rückfragen bereits in der Zeitmessung enthalten sind, dürfen sie nicht zusätzlich als eigener Zeitgewinn angesetzt werden.

Vergleichen Sie nach einer vereinbarten Testphase die tatsächliche Häufigkeit, Kontrollzeit und Fehlfälle mit der ursprünglichen Annahme. Fällt die Aufgabe seltener an als gedacht, kann eine einfachere Lösung ausreichend sein. Lassen Sie einen konkreten Ablauf prüfen. Wir beginnen mit Häufigkeit, Aufwand und gewünschtem Ergebnis statt mit einer vorab festgelegten Software.